Инновационная бухгалтерия или как сократить и удешевить управленческий аппарат

Ерженин Роман Валерьевич
кандидат экономических наук

Аннотация: В статье рассматриваются инновационные подходы к централизованной автоматизированной организации бюджетного учета в российских учреждениях. Выявлены признаки неэффективности в управленческой деятельности сектора госуправления, связанной с низкой производительностью учетно-расчетных специалистов бухгалтерий. Проанализирован опыт Советского Союза в организации и автоматизации централизованных бухгалтерий. Сформулированы предложения по повышению качества отчетной информации и сокращению расходов бюджетов на управленческую деятельность.

Ключевые слова: централизованная бухгалтерия, сокращение расходов, бюджетный учет, инсорсинг.

Процесс совершенствования системы государственного и муниципального управления в современных условиях непосредственно связан с повышением эффективности деятельности аппарата управления. Оценка деятельности управления в органах исполнительной власти имеет первоочередное значение для многих аспектов всего государственного управления, поскольку с ее помощью появляется возможность определить точность, обоснованность и последовательность работы менеджмента.

Любые изменения в одном учреждении или группе, осуществляемые аппаратом управления, должны отвечать определенным ее целям, достижения которых предопределяет, будет или нет эффективной работа отдельного учреждения или, к примеру, целой отрасли. По словам П. Друкера, результативность является следствием того, что «делаются нужные, правильные вещи» (doing the right things), а эффективность – следствием того, что «правильно создаются эти самые вещи» (doing things right). При этом, важной характеристикой результата деятельности является производительность, она отражает комплексную оценку использования всех видов ресурсов (труд, финансы, технологии, информация), т.е. то чем можно измерить неосязаемое и количественно выразить относительную эффективность внутренней неэффективности организации.

1. Эффективность управления учреждением

Уровень эффективности управленческой деятельности во многом определяется уровнем рациональной организации управляемой системы и процесса управления. К главным критериям оценки эффективности управления относятся:

  • эффективность труда работников аппарата управления;
  • эффективность процесса управления;
  • эффективность системы управления;
  • эффективность механизма управления.

Общая формула эффективности заключается в определении отношения полезного результата к объему использования ресурсов, или соотношение качества к издержкам.

Управленческая деятельность аппарата — это ежедневная работа людей, распределенных по различным уровням иерархии управления. Каждый из менеджеров ответственен за определенный участок своей работы или функцию управления, соответственно он действует в пределах предоставленных ему полномочий и для выполнения своих функций нуждается в информации. Управленцы могут получать информацию непосредственно от объекта управления, либо она поступает в обработанном виде от специальных информационных служб, важнейшей из которых является бухгалтерия. В настоящее время она — базовый поставщик документально обоснованной и системно обобщенной экономической информации о фактическом наличии и использовании имущества и ресурсов организации, о хозяйственных процессах и результатах деятельности, об обязательствах и расчетах.

Бухгалтерский (бюджетный) учет является неотъемлемой частью системы управления учреждением, муниципалитетом, регионом, государством в целом, где он выполняет ряд важных функций, основными из которых являются контрольная, информационная, обеспечения сохранности собственности, обратной связи и аналитическая. Результативность ведения бухгалтерского (бюджетного) учета в учреждениях — один из показателей, по которому можно оценить уровень содержания и организации процесса управления.

Очевидно, что полезным результатом деятельности бухгалтеров, экономистов и финансистов учреждений является информация, следовательно, оценивать эффективность организации работы учетных специалистов следует по некоторой совокупности количественно-качественных показателей: качество данных, производительность и экономичность.

2. Качество информации, производительность и стоимость оказания бухгалтерской услуги

Качество данных — основной показатель результативности бухгалтерии, т.к. именно на основе этой информации принимаются ежедневные управленческие решения на всех уровнях муниципального и государственного управления. Оценку качеству информации (оценку релевантности, достоверности, оперативности и т.п.), соответственно, могут дать только ее потребители:

  • Министерство финансов и финансовые органы по иерархии консолидации в период сдачи/приемки регламентированной бюджетной отчетности, путем осуществления ее анализа и проверки на соответствие контрольным соотношениям.
  • Фискальные и другие организации и фонды в момент сдачи/приемке налоговой и неналоговой отчетности или в период проведения проверок.
  • Контрольно-ревизионные органы в период осуществления проверочных мероприятий.
  • Другие пользователи информации путем ее оценки в зависимости от уровня их квалификации, образованности и степени информированности о возможностях бухгалтерского учета.

Производительность — показатель степени организации учетного процесса, отражающий количество произведенной бухгалтерией конечной продукции (отчетов) или объемов информации выработанной в процессе обработки данных, приходящихся на одного работника, занятого в процессе.

Объем работ выполняемой бухгалтериями муниципалитета (региона) в целом фиксирован и результат их деятельности известен, однако производительность «бухгалтерии» всегда «плавающая», т.к. на процесс ведения бюджетного учета в учреждениях влияют несколько факторов:

  1. Форма организации учета (централизованная или децентрализованная).
  2. Степень использования технологий в обработке информации (эффективность информационной системы).
  3. Качество управления процессом учета.
  4. Квалификация персонала.
  5. Тип учреждения, объем финансирования и другие.

Экономичность — показатель относительных затрат на функционирование бухгалтерского учета, соизмеренные с объемами или результатами деятельности. Для оценки анализа экономичности бухгалтерской службы можно использовать, к примеру, стоимость оказания бухгалтерской услуги на условную единицу объема. Такой единицей может служить отдельное учреждение и (или) штат работников учреждений или все учреждения муниципалитета (региона) и их бюджетная сеть.

Стоимость бухгалтерской услуги зависит от множества различных составляющих и может разнится в территориях одного региона в расчете на душу населения от 700 до 3000 рублей. С учетом того, что большинство требований к ведению бухгалтерского учета регламентировано, количество специалистов, занятых в учетной работе известно, существует возможность рассчитать калькуляцию затрат в расчете на одно учреждение (на одного работника учреждения, на одного жителя территории).

3. Инсорсинг в секторе госуправления

Практика показывает, что чем мельче учреждение, и чем дальше оно от районного центра, тем хуже качество учета и ниже производительность бухгалтерии, однако и в крупных учреждениях больших городов уровень профессионализма и результативности учетных работников не всегда отвечает всем необходимым требованиям. Причин низкого уровня результатов работы бухгалтерий учреждений несколько: недостаточная квалификация персонала и невысокая заработная плата при достаточно высоких требованиях к знаниям и обязанностям специалистов и одновременно острой нехватке подготовленного персонала в небольших по численности населения районах и городах.

Существенно повысить уровень качества данных, производительности и, как следствие, экономичности бухгалтерий можно за счет централизации и комплексной автоматизации учета.

Практические эксперименты показывают, что при создании отраслевых или межотраслевых централизованных бухгалтерий на уровне муниципалитетов производительность в них (в сравнении с децентрализованной формой) можно увеличить более чем в 2 раза, а экономичность в организации бухгалтерского учета в МО может составить от 2-4% относительно суммы их годовых бюджетов [1, c. 248].

Отношение к централизации учета, как к общепринятой форме организации процессов через инсорсинг и аутсорсинг, в государстве носит явно противоречивый характер, что в свою очередь, по-нашему мнению, препятствует развитию прогрессивных форм ведения бухгалтерского (бюджетного) учета в стране. Так, Министерство Финансов РФ с одной стороны все последние годы активно выступает за экономическую самостоятельность учреждений, однако, в конце прошлого года учтя общую тенденцию несбалансированности региональных и местных бюджетов на ближайшие годы, все же рекомендовало регионам оптимизировать бюджетную сеть и органы управления через «создание централизованных бухгалтерий». 1

К сожалению, определить точное количество централизованных бухгалтерий (созданных ранее и создаваемых в настоящее время) и их экономичность, пока не представляется возможным, ввиду отсутствия такой статистики. При этом важно отметить, что с точки зрения правового положения учреждение «централизованная бухгалтерия» пока не существует, хотя термин нередко используется в государственных нормативноправовых актах. Возможно, именно поэтому контрольно-ревизионными органами бюджетное финансирование централизованных бухгалтерий очень часто признается нецелевым, несмотря на подтвержденную повсеместно эффективность такой организационной формы ведения учета.

4. Современные подходы к оптимизации расходов в Советском Союзе

Очевидные преимущества централизованного учета перед децентрализованным учетом выявили еще в СССР. Началом централизации учета с применением современных форм ее организации считается первая половина пятидесятых годов. В дальнейшем развитии централизации учета большое значение имело постановление Совета Министров СССР от 6 ноября 1964 г. №923 «О мерах по устранению серьезных недостатков в организации бухгалтерского учета и усилению его роли в осуществлении контроля в народном хозяйстве». 2

Следует обратить внимание, что в Постановлении №923 можно заметить явные признаки наличия основных программных принципов нашего времени: в 1964 году авторы смогли увязать между собой цели и задачи, методы реализации, а также набор средств, необходимых для проведения эффективной реализации «программы». Важно отметить, что основные цели и задачи, на протяжении 50 лет по-прежнему остаются актуальными и для современной России.

Актуальные Цели:

  • ократить и удешевить управленческий аппарат;
  • Совершенствовать бухгалтерский учет, путем его комплексной
    автоматизации, повысить его роль в управлении, экономической работе и
    осуществлении контроля.

Актуальные Задачи:

  • Улучшить организацию бухгалтерского учета в организациях и учреждениях на основе централизации учетных работ, с применением современной вычислительной техники.
  • Обеспечить автоматизированную обработку учетно-отчетной документации централизованных бухгалтерий.
  • Разработать методологию централизованного учета (типовое положение о централизованных бухгалтериях, методические указания по ведению учета в централизованных бухгалтериях и т.п.), в т.ч. осуществить мероприятия по дальнейшему совершенствованию и упрощению форм первичной учетно-отчетной документации и унификации ее.
  • Осуществить мероприятия по расширению и улучшению подготовки специалистов по бухгалтерскому учету и автоматизации его в учебных заведениях.
  • Обязать органы исполнительной власти сократить численность персонала, занятого учетно-счетными работами в организациях и учреждениях, и предусмотреть в бюджетах сокращение численности учетно-счетного персонала, высвобождаемого в связи с централизацией и автоматизацией учета.

Кроме этого, в Постановлении №923 указаны конкретные мероприятия и целевые показатели, связанные с системной подготовкой и переподготовкой специалистов; с техническим обеспечением централизованной обработки учетно-отчетной документации, а также обозначены ряд проблем, которые и в настоящее время не потеряли свою значимость и актуальность.

Государственная политика 60-х годов прошлого столетия, направленная на организацию централизованного учета, несмотря на свою амбициозность, достигла своих поставленных целей. Если на 1 января 1959 г. насчитывалось всего 1588 централизованных бухгалтерий, то на 1 января 1966 г. их уже стало свыше 16 тыс., а на 1 января 1969 г. в СССР было создано 32743 централизованные бухгалтерии. Они обслуживали 683 тыс. бюджетных учреждений, включая учреждения, состоящие на сельских, поселковых и городских бюджетах или около 90% всех бюджетных учреждений страны.

По мнению современников [2], в республиках Советского Союза централизация учета обеспечила достижению следующих результатов:

  • усилился контроль за расходованием бюджетных средств;
  • улучшилось качество учета и отчетности;
  • повысилась финансово-бюджетная дисциплина;
  • сократились расходы на содержание счетного аппарата и штаты счетных работников;
  • значительно уменьшилось количество первичных бухгалтерских документов;
  • уменьшился объем счетной работы;
  • резко сократилось число текущих счетов бюджетных учреждений в Госбанке, а, следовательно, устранена распыленность средств бюджета, что позволило эффективнее использовать их;
  • централизованные бухгалтерии в СССР были укомплектованы более квалифицированными кадрами, в связи с этим повысилась роль главных бухгалтеров: стали более достоверными и оперативными учет и отчетность;
  • исходные данные стали обрабатываться на машиносчетных станциях на счетно-перфорационных машинах и на электронно-вычислительных машинах;
  • с внедрением механизации учета повысилось его качество, оперативность и достоверность, появилась возможность сокращения штатов счетных работников.

Исследуя исторические факты можно сделать вывод о том, что процесс централизации учета в организациях и учреждениях республик СССР являлся одним из элементов общегосударственных экономических «хрущевских» реформ конца 50-х и «косыгинских» реформ середины 60-х годов. В Постановлении №923 отчетливо заметны следы неоднозначных идей известного советского экономиста Либермана Е.Г. о методах повышения производительности труда и эффективности организаций; идеи выдающегося советского математика и кибернетика Глушкова В.М., своими мыслями намного опередившего свое время, автора проектов «Общегосударственной автоматизированной системы управления» (ОГАС) и «Единой государственной сети вычислительных центров» (ЕГС ВЦ). Предложенные в то время новые методы оптимизации и разработанные учеными новые проекты по автоматизации экономических процессов выглядели слишком необычно, поэтому в конечном итоге оказались до конца не понятны руководству страны, и управление Союзом продолжило осуществляться привычными методами до полного его распада.

Заключение

Появившаяся на свет более полувека назад централизованная бухгалтерия, как современная информационная система управления, по-прежнему является самым эффективным инструментом для сбора и обработки первичной информации о финансовохозяйственной деятельности учреждений. Подобная, высоко эффективная форма взаимодействия работников аппарата управления и вычислительной техники гармонично вписывается в уникальные для нашей страны принципы территориального и ведомственного деления. Организованные по государственным стандартам с целью создания единой распределенной государственной информационной системы, подобные центры учета могли бы стать отдельными участками единой «электронной фабрики» по производству дешевого, но очень качественного и важного для общества товара – детальной информации о финансах, имуществе и о деятельности учреждений любого региона. Решительный шаг к широкому применению типовых централизованных бухгалтерий смог бы в короткое время не только открыть для исполнительной власти огромные возможности для получения точных данных для контроля, анализа и принятия качественных решений, но и, что особенно важно в текущих условиях, сократить ресурсопотребление аппарата управления.

Литература

  1. Ерженин, Р.В. Роль автоматизации в эффективной организации бюджетного учета в публично-правовых образованиях / Р.В. Ерженин // Вестник Иркутского Государственного Технического Университета / Издательство Иркутского национального исследовательского технического университета – 2015. — №3. — С. 244- 250.
  2. Голощапов В., Дедков Е., Якимов В. Организация централизованного учета в бюджетных учреждениях, Журнал «Бюджетный учет» – М.: Изд-во «Финансы», 1969. URL: http://www.tehly.ru/budzhet42.html

Сноски:

  1. Письмо Министерства финансов РФ от 01.12.2014 N 06-03-05/61507
  2. Библиотека нормативно-правовых актов Союза Советских Социалистических Республик http://www.libussr.ru/doc_ussr/usr_6371.htm
Рубрика: Метки: