ЭКСПЕРТИЗА: Как сделать IT эффективным инструментом управления?

Разобраться в цифре

Ирина Штерман, Иркутск

В РОССИИ IT-сфера абсолютно закрыта для неспециалиста — нет четких стандартов, не разработаны инструменты оценки эффективности. В этой ситуации руководителям остается либо слепо доверять тому, кто якобы разбирается в этом, либо самим изучать возможности, которые дает IT, и учиться их использовать. В итоге достижения сферы информационных технологий остаются востребованными далеко не в полной мере.

— Сегодня IT-специалисты и бизнес говорят на разных языках, — убежден Роман Ерженин, автор курса «Архитектура предприятия» для слушателей программы МВА Иркутского государственного университета. — Разработчики софта и их дистрибьюторы видят пока задачи рядовых пользователей, но не цели бизнеса. А руководители и собственники компаний, в свою очередь, воспринимают айтишников исключительно как техническую службу. Отсюда — невозможность диалога.

По словам эксперта, существует пять уровней зрелости службы IT и пять уровней влияния ее на бизнес. Но сегодня большинство IT-отделов видит свои задачи лишь в обеспечении работы оборудования и программного обеспечения, что соответствует начальной стадии развития. Почему так происходит?

— Рынок IT-услуг неразвит, есть сегменты, где очевидна монополизация. В таких условиях, когда заказчик вынужден зависеть от одного исполнителя, исчезают реальные условия для конкуренции, снижаются уровень качества программного обеспечения и уровень квалификации специалистов. Все это заставляет бизнес не только нести дополнительные затраты (которые потом отражаются на конечной стоимости товаров и услуг), но и ограничивает руководителей компаний в их желании развиваться и созидать.

В то же время, по словам эксперта, некоторые иркутские руководители и бизнесмены уже понимают, что IT-служба должна способствовать созданию добавленной стоимости.

— Об этом в последнее время говорят многие, даже термин специальный появился — цикономика, то есть цифровая экономика — система отношений, в которой существенную часть результатов экономической активности составляют информационные продукты. Не стоит думать, что это будет завтра, а сегодня можно работать, как работали. Уже есть примеры, когда смена IT-службы выводит предприятие на принципиально новый уровень управления.

Один из ярких примеров удачного взаимодействия бизнеса и IT, по мнению Романа Ерженина, — модернизация информационной системы управления в областном БТИ.

— Традиционно считается, что государство — плохой собственник, — отмечает он. — Очень часто в конкурентной борьбе коммерческие структуры подчеркивают свою «негосударственность», выделяя ее как преимущество, намекая на бюрократизм, неповоротливость и коррупционность структуры государственной. Кстати, во многих регионах государственные БТИ проиграли частникам и были вытеснены с рынка. Тем убедительнее и ярче опыт Иркутской области.

До недавнего времени это учреждение «славилось» огромными очередями, хамоватыми сотрудниками и «криво» оформленными документами.

— Когда меня в 2013 году назначили на эту должность, я начал с анализа текущей ситуации, — вспоминает директор ОГУП «ОЦТИ-БТИ» Александр Торопов. — На меня хлынул поток информации. Но она была настолько бессистемной и разрозненной, что у меня никак не складывалось целостной картины. Стало ясно, что предприятие не может продолжать работать в существующем режиме — это похоже на движение вслепую. Мне была необходима простая и понятна система, отражающая все происходящие процессы и их результаты. И мы начали реформы.

Оказалось, что IT-служба в БТИ «застряла» в 80-х годах прошлого века. Как объяснили новому руководителю растерянные сотрудники, «прежнее начальство все устраивало». Специалисты консалтинговой компании, которую Александр Торопов пригласил «наводить порядок», поразились «организации процессов».

— IT-инфраструктура оказалась крайне сложной, — отмечает руководитель компании Денис Королев. — Это было несколько программ от разных разработчиков плюс собственный софт, и они никак не связались между собой. В результате даже такая элементарная процедура как отправка данных в Росреестр требовала колоссальных усилий. В одном месте вручную вбивали цифры в таблички, в другом — создавали документы, в третьем — занимались отправкой данных.

Результаты такой «работы» едва ли можно было назвать удовлетворительными. Ошибок море, штаты раздуты, а расходы на IT — запредельные, ведь за разработку и настройку разнообразного ПО приходилось платить. Но, самое печальное, на основании недостоверной отчетности принимались решения — естественно, ошибочные. Прибыльное БТИ постепенно стало убыточным.

Реформы начались именно с программного обеспечения. Был подобран наиболее оптимальный софт, увязывающий в одну цепочку ввод данных, их обработку и отправку в Росреестр. Весь процесс стал прозрачным.

— Это позволило легко формировать отчетность, — перечисляет достоинства нового подхода Александр Торопов. — Процесс занимал секунды. Появилась возможность оптимизировать штаты. Это отразилось и на стоимости услуг БТИ. Повысилась личная ответственность каждого сотрудника за результаты своей работы.

Потребители услуг от реформ тоже выиграли: помимо снижения стоимости, они получили возможность обратной связи со специалистом, который оформляет для них бумаги.

Еще удобнее, что теперь нет причин для устранения ошибок.

— Раньше было как? Получив в БТИ документ, человек через какое-то время мог столкнуться с тем, что там что-то оформлено неправильно, и сделка с недвижимостью, актуальная для него сейчас, невозможна. Он возвращается в БТИ — а претензии предъявлять некому. Сейчас в истории создания документа видно, на каком этапе и кем допущена ошибка, ее можно быстро устранить, и уже на следующий день выдать исправленные документы.

Еще один плюс — отсутствие очередей. Клиент приходит, заказывает услугу, там же ее оплачивает, затем в указанный день и час получает готовые документы.

— Пусть подобные реформы происходят лишь точечно, очевидно, что будущее — только за тесными сотрудничеством бизнеса и IT. А это значит, что и ITслужбам, и руководителям надо принять новую реальность и учиться работать в новых условиях, — констатирует Роман Ерженин.

Марина Савченко, слушатель программы МВА, управляющая турбазы
Восемьдесят процентов бронирований у нас идет через booking.com и аналогичные системы. И понятно, что чем больше потенциальных клиентов нас там видит, тем больше у нас в итоге гостей и денег. Для этого необходимо специальное программное обеспечение, решающее задачу, и его настройка в соответствии с нашими целями. Раньше я думала: зачем нам айтишник? Компьютеры ремонтировать? Картриджи заправлять? Так там много ума не надо, сама справлюсь. А теперь понимаю — такой специалист должен задавать вектор развития компании, он же в курсе развития цифровых технологий. То есть это совсем иные задачи.

Подходы к оптимизации расходов бюджета Иркутской области за счет централизации отдельных бизнес-функций учреждений

Ерженин Роман Валерьевич
кандидат экономических наук

Аннотация. Анализируются высказывания руководителей Иркутской области в отношении увеличения государственного долга и принятия мер по оптимизации расходов бюджета. Рассматриваются проблемы контрольной деятельности на местном уровне, препятствующие развитию стимулов у муниципалитетов к оптимизации расходов в учреждениях образования. Представлена систематизированная информация о централизованных бухгалтериях области и проведен ее анализ. Особое внимание уделено показателям оптимальной численности бухгалтерской службы всего муниципалитета. На примере одного муниципального района показана оптимальная модель организации бухгалтерского (бюджетного) учета в учреждениях, расположенных на одной территории. Сделан вывод о том, что за счет использования лучших практик централизации бизнес-функций в публично-правовых образованиях можно решить ряд первоочередных задач, обозначенных губернатором области, за счет использования централизованных бухгалтерий, их модернизации и развития до информационно-логистических центров учета, контроля, закупок и снабжения учреждений региона.

(далее…)

Ерженин Р.В. Централизованная бухгалтерия в секторе государственного управления (теория и практика).

Ерженин Р.В. Централизованная бухгалтерия в секторе государственного управленияКнига знакомит читателей с основными подходами к организации и автоматизации бухгалтерского учета в секторе государственного управления.

Изучена история, теория и практика организации компьютерной формы учета в процессах исполнения местных и региональных бюджетов. Рассмотрена концепция развития Федерального казначейства, как централизованной бухгалтерии для федеральных организаций, в условиях использования «облачных» технологий ГИИС «Электронный бюджет».

Для исследователей, управленцев-практиков, ИТ-специалистов, преподавателей, студентов и аспирантов, а также для всех интересующихся вопросами автоматизации бухгалтерского дела.

(далее…)

Презентация книги «Централизованная бухгалтерия в секторе государственного управления»

Научно-популярное издание, содержит полное и всестороннее иcследование темы организации централизованного учета в секторе государственного управления.
(далее…)

Инновационная централизованная бухгалтерия — инструмент оптимизации расходов (Иркутская область)

Видеоматериал, рассказывающий об опыте централизации бюджетного учета в муниципальных образованиях Иркутской области. В России на организацию бюджетного учета в учреждениях тратится около 300 млрд рублей. При этом перед каждым депутатом, губернатором и мэром стоит задача сокращения расходов.

Самое простое решение — линейно сократить расходы на социальные программы и развитие региональной экономики. Самое сложное — это найти неэффективные расходы и перераспределить их. В видео представители органов власти Иркутской области и эксперты рассказывают, как в регионе удалось сократить расходы на организацию бюджетного учета.

Как государство может закупать бухгалтерские услуги высокого качества в два раза дешевле?

(далее…)